Предприятие или офис нуждается в услугах многих специалистов. И в любой организации есть куча мелких обязанностей, которые не поручишь ни бухгалтеру, ни рядовому менеджеру. Именно с этой целью была придумана должность секретаря-референта, или просто секретаря.
Суть работы секретаря
Секретарь – профессия весьма давняя, хотя в привычный нам вид оформилась сравнительно недавно, в начале XX века. Практически все высокопоставленные политики имели подчиненных, которым доверяли разную рутинную работу и могли посвятить в свои дела. Ещё в Древнем Риме так называли специальных слуг (отсюда и название профессии - secretus), которым доверяли тайны государственного управления.
Правильно данная профессия называется «секретарь-референт». Поскольку одна из основных задач специалиста – одновременно и представлять компанию, и выполнять поручения начальника, и консультировать его по определенным вопросам.
Конечно, в разных компаниях этот вопрос решается по-своему. Где-то гендиректор держит у себя целый штат помощников, а секретарь только отвечает на звонки и заваривает кофе, где-то – все офисные обязанности лежат исключительно на одном человеке.
Секретарь или секретарша?
Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии. Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей. Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.
Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.
Обязанности секретаря в его работе
В обществе укоренился стереотип о том, что секретарь – это молодая женщина, все обязанности которой заключается в приготовлении кофе и перепечатывании бумаг. Хотя на самом деле работа секретарем – довольно стрессовая и нервная. И задач в ней на порядок выше.
Секретарю каждый день приходится решать множество дел, а также нередко действовать в условиях форс-мажора и нехватки времени. Так или иначе обязанностей у секретаря достаточно много:
- Планирование встреч руководства, запись на прием к начальнику;
Подготовка деловых переговоров, общение с гостями;
Прием телефонных звонков и входящей корреспонденции;
Работа с документами и текстами выступлений руководителя;
Бронирование гостиниц и авиабилетов во время деловых поездок;
Заказ канцтоваров, сувенирной продукции, полиграфии, покупка подарков и т.д.
По факту обязанностей у секретаря может быть ещё больше. Всё зависит от штата компании, специфики работы. Очень часто (особенно в небольших компаниях) секретарь совмещает функции делопроизводителя, а также проводит собеседования среди кандидатов на работу.
Условия труда секретарей
График работы у секретарей довольно напряженный. По идее – это стандартная пятидневка с двумя выходными днями, но на деле секретарь находится на работе ровно столько, сколько и его руководитель. Секретарю приходится много планировать, отменять и назначать встречи, готовить документы, нередко сопровождать босса в деловых поездках.
В целом же профессия секретаря считается чемпионом по количеству переработок и задач.
Требования к навыкам секретаря
Во всех объявлениях о поиске работы перечислены довольно стандартные условия для секретарей:
Уверенный пользователь ПК (знание всех рабочих программ, умение обращаться с оргтехникой);
Навык слепой печати;
Умение вести деловые переговоры, владение деловым письмом;
Знание правил документооборота, умение оформлять официальные бумаги (приказы, распоряжения, акты и т.д.);
Познания в архивном деле;
Знание иностранного языка (преимущественно - английского).
Самое интересное, что из-за специфики работы секретарями могут работать далеко не все. В этой профессии нужны собранность, способность делать несколько дел одновременно, управлять своим временем, умение планировать, высокая работоспособность и организаторский талант.
Очень важны также презентабельный внешний вид, приятный голос и знания этикета, умение элегантно одеваться и быть доброжелательным.
Возможен ли карьерный рост для секретарей
Несмотря на обилие обязанностей и тяжесть труда, карьерных перспектив у секретарей не так уж много. Начинают такие работники, как правило, с должности секретаря на ресепшен. То есть принимают звонки, встречают гостей, заказывают канцелярию и носят документы на подпись. Во многих компаниях на этой позиции, собственно, их карьера и заканчивается.
Альтернативный вариант – стать личным помощником руководителя (секретарем-референтом). В крупных компаниях или государственных ведомствах можно дорасти также до начальника секретариата.
Где выучиться на секретаря
Обучение секретарей проводят, как правило, учреждения среднего профессионального образования. Однако на эту должность могут претендовать по сути любые работники с гуманитарным образованием. Особенно ценятся специалисты, знающие архивное дело, документоведы и делопроизводители.
Если речь идет о работе в юридической компании, то на должность секретаря можно устроиться и с юридической профессией.
Помимо стандартного образования, есть также курсы секретарей и помощников руководителя. Подобное обучение возможно при любом уровне образования, проводится по ускоренной программе.
Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата
Профессия секретаря не относится к категории высокооплачиваемых. При всем обилии обязанностей работодатели в Москве могут предложить порядка 40 тысяч рублей, в провинции зарплата секретаря ещё ниже – порядка 25 тысяч рублей.
Однако, если речь идет о помощнике руководителя, там зарплаты уже повыше – до 60 тысяч рублей. Правда, при этом от помощника может потребоваться самый разный набор умений – от навыков переводчика до участия в разработке проектов. Все зависит от конкретных договоренностей при трудоустройстве. Но даже в этом случае никто не может гарантировать, что помощник руководителя не будет заниматься несвойственной для себя работой.
Плюсы и минусы профессии секретаря
Плюсы:
востребованность;
возможность саморазвития и прокачки навыков;
официальное трудоустройство.
Минусы:
- большое количество обязанностей;
высокая персональная ответственность;
маленький оклад;
отсутствие как такового карьерного роста.
