Офис-менеджер — это специалист, который организует внутренние процессы в коллективе. Он заведует поставками различного оборудования и расходных материалов, выполняет поручения руководителей по различным организационным вопросам.
Чем конкретно занимается офис-менеджер
Нанимая работника на эту должность, ему могут доверять разный круг обязанностей — это зависит от специфики бизнеса и обычно обговаривается на собеседовании. Однако чаще всего должность офис-менеджера относят к младшему линейному персоналу, чья задача решать рутинные бытовые проблемы, которые неизбежно будут возникать в любом крупном коллективе.
Чем конкретно занимается офис-менеджер на рабочем месте, кратко:
- Закупает канцелярские товары и расходные материалы;
- Принимает посетителей на ресепшене и докладывает о них руководству;
- Оформляет и отсылает деловую корреспонденцию;
- Следит за порядком на рабочих местах и выполнением распоряжений начальства;
- Организует работу уборщиков, курьеров, ремонтников и прочих работников;
- Регистрирует входящую, исходящую и внутреннюю документацию;
- Организуют внутренние рассылки по мессенджерам и электронной почте;
- Принимает и распределяет входящие звонки;
- Организует встречи и деловые переговоры;
- Занимается организацией деловых поездок (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.);
- Помогает с организацией внутренних и внешних мероприятий (собеседований, встреч, конференций, семинаров и прочего);
- Принимает и отправляет факсы, сканирует, ксерокопирует и подшивает документы;
- Отвечает за сохранность документации, оргтехники, компьютеров и прочего имущества компании.
Источник: kedu.ru
Иными словами, должность офис-менеджера представляет собой нечто среднее между секретарем-референтом, завхозом, отчасти делопроизводителем и архивным работником. Задач у него много и все они, как правило, срочные. Поэтому в крупных компаниях обычно несколько офис-менеджеров, а работать принято посменно.
Требования к навыкам и качествам офис-менеджера
Поскольку работать приходится в непрерывном режиме, на такой должности очень ценятся расторопные и ответственные работники. Технические навыки не столько важны, главное, чтобы офис-менеджер умел справляться с объемом работы (а он всегда очень большой) и выполнять все поручения в срок.
Чего обычно ожидают работодатели:
- Умение работать с оргтехникой (сканерами, факсами, ксероксами и т.д.);
- Владение специальными программами (MS Office, CMS-системы и т.д.);
- Стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности;
- Организаторские способности;
- Хорошая память, внимательность;
- Исполнительность, ответственность;
- Коммуникабельность;
- Аккуратность;
- Грамотная устная и письменная речь;
- Опрятный внешний вид.
Карьерный рост офис-менеджера
Как такового карьерного роста на данной должности нет. Однако, если компания крупная с большим количеством подразделений, то офис-менеджер может дорасти до должности начальника внутреннего снабжения или какого-либо иного внутреннего подразделения компании, которое занимается поставками.
Обучение офис-менеджеров
Образование как таковое на этой должности не играет особого значения, однако, ценятся сотрудники, которые имеют навыки делопроизводства и знают, как оформлять различную документацию.
Чаще всего для офис-менеджеров организуют внутреннее корпоративное обучение перед приемом на работу, хотя такое присутствует далеко не везде. Поэтому нелишне пройти короткие онлайн-курсы с обучением соответствующим навыкам.
Вакансии и уровень зарплаты офис-менеджеров в 2024 году
Одна из положительных сторон специальности — востребованность. Грамотные и исполнительные офис-менеджеры нужны везде и всегда. Обратная же сторона ситуации в том, что не во всякой компании есть адекватные требования к специалисту, и далеко не каждый кандидат способен справиться с объемом возложенных задач. Отсюда большая текучка на этой должности. Ещё один минус — нанимать предпочитают главным образом женщин.
Что касается уровня зарплат, то они также бывают разными, но в целом ниже среднего: до 45000 рублей в месяц. Правда, попадаются вакансии, где предлагают и 60000, и даже 100000 рублей в месяц. Последнее больше характерно для Москвы и Санкт-Петербурга.
Плюсы и минусы профессии офис-менеджера
| Плюсы | Минусы |
|
|
