Любое предприятие и государственное учреждение — это сотни циркуляров, приказов, должностных инструкций, распоряжений. Одним словом — документов. Неважно, в каком виде они передаются, бумажном или электронном. Главное, что без их оборота любое производство встанет, так как нарушится вся коммуникация между ведомствами и отделами. Чтобы этого не произошло, в любом серьезном учреждении держат целый штат специалистов — документоведов.

Чем отличается документовед от делопроизводителя?

документовед – кто это и чем он занимается

Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.

Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.

Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам. Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.

На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.

Обязанности документоведа

Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.

Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.

Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.

Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах:

  • Учет, контроль и хранение различных документов;

  • Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;

  • Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;

  • Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.

Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.

что делает документовед

Требования к знаниям и навыкам документоведа

Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает:

  1. основы права в части делопроизводства;

  2. нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;

  3. порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;

  4. архивное дело;

  5. основы программирования и обеспечения работы баз данных;

  6. трудовое законодательство.

Ключевой навык работы документоведа заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами. Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах. Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.

Должностная инструкция документоведа

Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций:

Как получить образование документоведа

Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется — «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии —  не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.

Перспективы работы документоведом

где может работать документовед

Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.

У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.

Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.

Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).

Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.

Средняя зарплата документоведа, вакансии

Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.

Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р. В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:

Город Средняя зарплата
Москва 30 т.р.
Екатеринбург 20 т.р.
Уфа 25 т.р.
Волгоград 20 т.р.
Новосибирск 22 т.р.
Казань 24 т.р.
Ульяновск 25 т.р.
Санкт-Петербург 20 т.р.
Краснодар 18 т.р.

Плюсы и минусы профессии документоведа

Преимущества Недостатки
Востребованность и широкие варианты трудоустройства Высокая ответственность при оформлении бумаг
Официальное трудоустройство Рутинность и монотонность рабочего процесса
Возможность предоставлять частные аудиторские услуги Невысокий уровень зарплаты

Видео: В чем заключается работа документоведа

1 презентация

Читайте также:

Архивариус — что это за профессия?

Архивариус — что это за профессия?

На любом крупном производстве – колоссальные объемы документов. Приказы, распоряжения, отчеты, ведомственные записки – всё это непрерывно циркулирует между кабинетами, цехами и отделами. К ним стоит присовокупить ещё и фото, видеоматериалы, различные досье и личные дела сотрудников. У большей части таких бумаг есть срок действия, после которого они должны быть выведены из оборота и помещены в архив, соответствующим образом оформлены и приняты на хранение. Многие из них не имеют сроков давности и могут храниться десятками лет, становясь историческими источниками. Однако, чтобы не потеряться в обилии бумаг, их требуется должны образом оформить и систематизировать. В этом деле нужны скрупулезность, системность и ответственный подход. Поэтому архивное дело можно доверить только профессионалам – архивариусам.
4.9К
Кто такой бухгалтер. Суть профессии

Кто такой бухгалтер. Суть профессии

Деньги любят счет – это не просто расхожее выражение, а насущная потребность любого предприятия. Без точного подсчета невозможно начислять зарплату, сводить баланс расходов и доходов, невозможно отчитываться перед налоговой. И не случайно говорится, что в любом бизнесе важно найти двух человек: хорошего юриста и хорошего бухгалтера. О последнем и пойдет речь в этой статье.
4.4К
Аудитор — кто это?

Аудитор — кто это?

Финансовая отчетность и бухгалтерская деятельность – основа любого предприятия. Но со временем они обрастают такими сложностями и так запутываются, что, порой, невозможно отыскать концов для составления отчета в налоговую. Как минимум – становится трудно вовремя перечислить деньги контрагентам, свести баланс, выявить недостачу. И вот тогда на помощь приходят специально обученные профессионалы – аудиторы.
4.3К
Чем занимается администратор

Чем занимается администратор

Сфера обслуживания нуждается в огромном количестве квалифицированных специалистов. А квалификация в данном случае – это внимание к клиенту, умение решить спорные вопросы и уладить конфликты, наладить коммуникацию. При этом любому коллективу нужно грамотное руководство и координация действий. Именно для этого была придумана специальность администратора.
5.7К
Новый комментарий
Тоже самое, что и архивариус.


Я не понимаю в чем различие между архивариусом и документоведом.