ИИ для создания графика работы — это, говоря простыми словами, применение технологий искусственного интеллекта к задаче составления рабочего расписания, где нейросеть автоматически генерирует оптимальные варианты загрузки персонала. Такой подход позволяет компаниям избавить HR-специалистов от рутинных задач, сократить время планирования смен и повысить точность распределения рабочего времени.
| Согласно исследованию, ручное составление расписания требует значительных временных затрат и остаётся источником ошибок — например, один из отчётов показывает, что использование автоматизированных инструментов в клинических организациях позволило сократить время на подготовку расписания с десятков часов до менее чем одного часа. Это приводит к непредвиденным простоям или перегрузкам, дисбалансу между нагрузкой и отдыхом, росту затрат на ФОТ и увеличению текучести персонала, что делает автоматизацию расписания и цифровое планирование рабочего времени критически важным. Источник: S. Shahraki, M. Tavakkoli, Automated Staff Scheduling in Healthcare: Reducing Manual Efforts and Errors, arXiv, 2021. |
Составление традиционного графика вручную требует значительных временных затрат: HR-менеджеры или руководители операций проводят часы на согласование, учёт отпусков и больничных, распределение рабочих смен. Возникают ошибки — непредвиденные простои или перегрузки, дисбаланс между нагрузкой сотрудников и отдыхом. Организации сталкиваются с рисками: снижение удовлетворённости персонала, рост текучести, перерасход фонда оплаты труда, неучтённые пики работы. Автоматизация расписания и цифровое планирование рабочего времени ещё не вошли во всё управление персоналом, хотя переход к ним крайне актуален.
Решение: пошаговое внедрение ИИ-системы для графика работы
- Оцените текущие процессы: сбор данных об отпуске, больничных, предпочтениях смен и пиковых нагрузках.
- Выберите платформу или решение, поддерживающее автоматизацию и интеграцию с WFM (Workforce Management)-системой.
- Подготовьте исходные данные: нагрузка сотрудников, история смен, кадровый резерв, предпочтения.
- Настройте алгоритм составления: задайте правила распределения смен, баланс работа-отдых, ограничения по трудовому законодательству.
- Запустите пилот: протестируйте нейросеть на одном подразделении.
- Проанализируйте результаты, скорректируйте параметры, масштабируйте систему на всю организацию.
Что такое ИИ для создания графика работы?
Под «нейросетью для создания графика работы» понимается алгоритмическое решение, основанное на методах искусственного интеллекта и машинного обучения, которое автоматически генерирует расписание с учётом множества параметров: рабочее время, предпочтения, нормативы, прогноз нагрузки. Такая система входит в категорию WFM (Workforce Management)-систем, которые предназначены для управления рабочим временем, распределения смен и оптимизации работы персонала.
Примеры нейросетей:
- Kronos Workforce Central – система с прогнозированием, автоматическим распределением смен.
- Deputy – платформа для цифрового планирования, оптимизации, учёта предпочтений сотрудников.
- When I Work – инструмент с нейросетевым распределением смен, уведомлениями в реальном времени.
- Shiftboard – решение для крупных организаций с автоматическим расписанием, прогнозированием потребностей персонала.
- Humanity – облачная платформа с алгоритмом составления графика, балансировкой нагрузки сотрудников.
- Sling – система планирования с элементами искусственного интеллекта, оптимизацией расписания.
- 7Shifts – инструмент для ресторанного, сервисного бизнеса с цифровым планированием рабочего времени, автоматизацией.
Как работает нейросеть для составления графика работы: данные, алгоритмы, прогнозирование
| Этап | Что происходит | Результат |
| Сбор данных | Анализ информации о должностях, квалификации, доступности, отпусках, больничных, прошлых нагрузках, предпочтениях сотрудников | Формирование базы для обучения нейросети |
| Алгоритм построения | Выявление закономерностей, прогноз, определение оптимального распределения ресурсов | Распределение смен с учётом производственной необходимости и правил |
| Прогнозирование | Формирование автоматического графика с соблюдением норм труда, корпоративных стандартов | Оптимизированное расписание с балансом |
| Адаптация | Мгновенная корректировка при изменениях: болезни, срочные отпуска | Гибкий график без ручного вмешательства |
| Итог | Интеллектуальное планирование, распределение ресурсов, прогнозирование потребностей | Точность, прозрачность, управляемость расписанием персонала |
«Искусственный интеллект уже меняет мир. Выиграют те, кто научится с ним работать.» — Евгения Любко, предприниматель (РБК, 2025).
Преимущества и ограничения применения
Преимущества
- Повышение точности планирования: снижение человеческих ошибок при составлении расписания.
- Уменьшение времени на составление расписания: HR-менеджеры освобождаются от рутины.
- Баланс работа-отдых: алгоритм учитывает нормативы, перегрузки и время восстановления.
- Прогнозирование: возможность заранее планировать смены под ожидаемый спрос.
- Эффективное управление: цифровое планирование рабочего времени позволяет отслеживать реальные затраты и нагрузку персонала.
- Автоматизация: система планирования смен становится опорным цифровым инструментом HR и операций.
Ограничения и риски:
Нейросеть требует точных данных: ошибки приводят к некорректным расписаниям. Алгоритм не всегда учитывает личные предпочтения, внезапные изменения и человеческий фактор. Возможны сбои при резких пиках работы, сопротивление сотрудников автоматизации и нарушение трудовых норм без корректной настройки системы.
Сравнение подходов к составлению графика работы
| Подход | Основные характеристики | Подходит для |
| Ручное составление | Всё делается вручную: Excel-таблицы, ручная корректировка, высокая нагрузка | Небольшие организации с простой рутиной |
| Автоматизированный (без ИИ) | Используются шаблоны, автоматические инструменты, но решения простые | Средний бизнес с привычным уровнем нагрузки |
| ИИ-решение | Алгоритм, прогнозирование, распределение смен, балансировка нагрузки | Крупные или быстрорастущие компании с переменной нагрузкой |
Чек-лист: как выбрать и внедрить систему
При выборе системы для автоматизации с использованием искусственного интеллекта обратите внимание на следующие критерии:
- Поддержка функции прогнозирования и распределения смен.
- Возможность интеграции с существующими WFM-системами и учётом времени.
- Гибкость алгоритма: настройка правил, ограничений, предпочтений.
- Удобство интерфейса для HR-специалистов и сотрудников (просмотр смен, коррекции).
- Безопасность данных, соответствие трудовому законодательству.
- Поддержка аналитики, отчётности: метрики по загрузке, переработкам, эффективности.
- План внедрения с пилотом, обучением сотрудников, корректировкой параметров.
- Поддержка изменений: система должна адаптироваться при изменении бизнес-условий.
История успеха
Анна Кузнецова, HR-директор крупной розничной сети, инициировала внедрение нейросети для управления работой персонала в 2023 году. До проекта составление графика вручную занимало 2–3 дня каждую неделю, число переработок превышало целевой показатель на 12 %, текучесть линейного персонала составляла 18 % в год. После внедрения системы планирования смен с ИИ в течение первого полугода: время на формирование графика сократилось на 70 %, переработки снизились до 5 %, текучесть упала до 12 %. Баланс работа-отдых улучшился, удовлетворённость сотрудников возросла, эффективность управления графиком стала выше.
Заключение
Использование данной технологии становится обязательным шагом в цифровой трансформации управления персоналом. Внедрение ИИ позволяет организации перейти от рутинной ручной работы к интеллектуальному распределению смен, автоматическому графику и прогнозированию нагрузки. Для HR-директоров, руководителей операций и ИТ-менеджеров важно рассмотреть этот путь: выбирать решение с прогнозированием, интеграцией, аналитикой и настройками под бизнес, внедрять с пилотом и масштабировать. В итоге организация получает оптимизацию расписания сотрудников, снижение ошибок и переработок, улучшение баланса работа-отдых и повышение эффективности управления.
