Кто такой офис-менеджер и в чем его обязанности, какое образование нужно

Офис-менеджер — это специалист, который организует внутренние процессы в коллективе. Он заведует поставками различного оборудования и расходных материалов, выполняет поручения руководителей по различным организационным вопросам.

Чем конкретно занимается офис-менеджер

Нанимая работника на эту должность, ему могут доверять разный круг обязанностей — это зависит от специфики бизнеса и обычно обговаривается на собеседовании. Однако чаще всего должность офис-менеджера относят к младшему линейному персоналу, чья задача решать рутинные бытовые проблемы, которые неизбежно будут возникать в любом крупном коллективе.

1. Закупает канцелярские товары и расходные материалы;

2. Принимает посетителей на ресепшене и докладывает о них руководству;

3. Оформляет и отсылает деловую корреспонденцию;

4. Следит за порядком на рабочих местах и выполнением распоряжений начальства;

5. Организует работу уборщиков, курьеров, ремонтников и прочих работников;

6. Регистрирует входящую, исходящую и внутреннюю документацию;

7. Организуют внутренние рассылки по мессенджерам и электронной почте;

8. Принимает и распределяет входящие звонки;

9. Организует встречи и деловые переговоры;

10. Занимается организацией деловых поездок (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.);

11. Помогает с организацией внутренних и внешних мероприятий (собеседований, встреч, конференций, семинаров и прочего);

12. Принимает и отправляет факсы, сканирует, ксерокопирует и подшивает документы;

13. Отвечает за сохранность документации, оргтехники, компьютеров и прочего имущества компании.

Иными словами, должность офис-менеджера представляет собой нечто среднее между секретарем-референтом, завхозом, отчасти делопроизводителем и архивным работником. Задач у него много и все они, как правило, срочные. Поэтому в крупных компаниях обычно несколько офис-менеджеров, а работать принято посменно.

Требования к навыкам и качествам офис-менеджера

Поскольку работать приходится в непрерывном режиме, на такой должности очень ценятся расторопные и ответственные работники. Технические навыки не столько важны, главное, чтобы офис-менеджер умел справляться с объемом работы (а он всегда очень большой) и выполнять все поручения в срок.

Чего обычно ожидают работодатели:

1. Умение работать с оргтехникой (сканерами, факсами, ксероксами и т.д.);

2. Владение специальными программами (MS Office, CMS-системы и т.д.);

3. Стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности;

4. Организаторские способности;

5. Хорошая память, внимательность;

6. Исполнительность, ответственность;

7. Коммуникабельность;

8. Аккуратность;

9. Грамотная устная и письменная речь;

10. Опрятный внешний вид.

Карьерный рост офис-менеджера

Как такового карьерного роста на данной должности нет. Однако, если компания крупная с большим количеством подразделений, то офис-менеджер может дорасти до должности начальника внутреннего снабжения или какого-либо иного внутреннего подразделения компании, которое занимается поставками.

Обучение офис-менеджеров

Чаще всего для офис-менеджеров организуют внутреннее корпоративное обучение перед приемом на работу, хотя такое присутствует далеко не везде. Поэтому нелишне пройти короткие онлайн-курсы с обучением соответствующим навыкам.

Вакансии и уровень зарплаты офис-менеджеров в 2024 году

Одна из положительных сторон специальности — востребованность. Грамотные и исполнительные офис-менеджеры нужны везде и всегда. Обратная же сторона ситуации в том, что не во всякой компании есть адекватные требования к специалисту, и далеко не каждый кандидат способен справиться с объемом возложенных задач. Отсюда большая текучка на этой должности. Ещё один минус — нанимать предпочитают главным образом женщин.

Что касается уровня зарплат, то они также бывают разными, но в целом ниже среднего: до 45000 рублей в месяц. Правда, попадаются вакансии, где предлагают и 60000, и даже 100000 рублей в месяц. Последнее больше характерно для Москвы и Санкт-Петербурга.

Плюсы и минусы профессии офис-менеджера

Плюсы:

• Востребованность;

• Возможность проявить организаторские способности;

• Не требуется специальное образование.

Минусы:

• Высокая нагрузка;

• Ответственность;

• Невысокая оплата труда и престижность;

• Ненормированный рабочий день;

• Требуется стрессоустойчивость.